Dobra organizacja to sposób na sukces. A przynajmniej większa szansa na jego osiągnięcie niż praca w chaosie i bez planu. Możesz się tego nauczyć. W jaki sposób pracować, aby osiągać sukcesy i nie zawalać deadline’ów?
Zdarza się, że moje biurko wygląda, jakby przeszło przez nie tornado, a chwilę później stado rozjuszonych bizonów. Jest na nim wszystko – głównie chaos, nadmiar i bałagan. W końcu nadchodzi czas „oczyszczenia” i wtedy nastaje „jasność” – na biurku i w głowie. Lepiej oddycham, wydajniej pracuję, potrafię planować, jaśniej widzę cele oraz sposób ich osiągnięcia. Ale przygotowanie przestrzeni, w której pracujemy, uporządkowanie biurka, dokumentów i notatek to tylko jeden z elementów dobrej organizacji pracy. Zacznijmy od początku…
Zorganizowanie działanie? Wyznacz drogę do celu
Musisz wiedzieć, dokąd zmierzasz i jaki efekt ma przynieść twoja praca. Łatwiej ci będzie oszacować orientacyjny czas jej wykonania, zaplanować strategię. Jeśli podzielisz swoje obowiązki na mniejsze cele, nie przytłoczy cię ogrom pracy i będziesz o niej myślał jak o wykonaniu serii niewielkich zadań, a nie jak o wielkim projekcie. Wyznacz drogę do realizacji zadania, biorąc pod uwagę twoje możliwości i czas. Sprawdź, czy tą drogą będziesz szedł sam, czy może potrzebujesz pomocy. Nie wstydź się o nią prosić, korzystaj z wiedzy i doświadczenia innych.
Planuj to, na co poświęcisz swój czas
Zaprzyjaźnij się z kalendarzem i zegarem. Wypróbuj podział obowiązków według hierarchii ważności i pilności wymyślony przez prezydenta USA Dwighta Eisenhowera. Zgodnie z zasadami macierzy Eisenhowera najpierw pracuj nad tym, co jest ważne i pilne (rozwiązanie problemów, kryzysów, zadania niecierpiące zwłoki), potem nad tym, co ważne, ale niezbyt pilne (planowanie, strategie), następnie nad rzeczami pilnymi, ale niezbyt ważnymi (spotkania, telefony), a na końcu nad tym, co nieważne i niepilne (te zadania zleć komuś innemu). Widzisz już światełko w tunelu?
Zastosuj tę technikę i pracuj w blokach
Zastosuj technikę Pomodoro opracowaną przez włoskiego biznesmena Francesco Cirillo. Uczy ona, jak dzielić pracę, wykorzystując do tego celu kuchenny minutnik w kształcie pomidora (stąd nazwa tej techniki, ale umówmy się, możesz korzystać z minutnika w smartfonie). „Pomidorowa” strategia to praca w blokach po 25 minut oddzielanych obowiązkowymi 5-minutowymi przerwami na relaks. Po czterech blokach pracy musisz zrobić od 15 do 30 minut przerwy na ćwiczenia lub spacer. Notuj, co udało ci się zrobić w każdym z bloków – taka lista odhaczonych zadań dobrze działa na psychikę.
Pamiętaj, aby zorganizować przestrzeń wokół siebie
Porządek na biurku (i pulpicie komputera) nie tylko sprawia, że łatwiej i szybciej znajdujesz rzeczy, których potrzebujesz, ale także wprowadza ład i harmonię, które działają uspokajająco. Wszystko, czego nie potrzebujesz, włóż do szuflady, a to, co musisz mieć pod ręką, uporządkuj. Zadbaj o odpowiednie oświetlenie i wygodny fotel. No i zapanuj nad przestrzenią – nawet krzywo wiszący kalendarz lub obrazek mogą podświadomie wprowadzać chaos i cię rozpraszać.
Nie zapomnij o odpoczynku!
Zadbaj o planowanie snu i czasu wolnego. Stawiaj granice. Jeśli pracujesz w domu, ustal, że o 18 zamykasz laptop i nigdy nie „pożyczasz” czasu na pracę z puli czasu wolnego. Znajdź czas na pasje i aktywność fizyczną. Liderzy biznesu słyną z tego, że od niej nie stronią: biegają, trenują MMA (Mark Zuckerberg), grają w tenisa (Bill Gates), wiosłują na desce i trenują na siłowni (Jeff Bezos), uprawiają kitesurfing (Richard Branson), jeżdżą na nartach lub uprawiają gimnastykę (Sergiej Brin), medytują (Oprah Winfrey), uprawiają jogę lub karate i judo (Elon Musk).
Jak się rozwijać? Postaw na małe kroki
Nauka organizacji pracy nie jest trudna, a płynące z niej korzyści wynagradzają kilka tygodni oswajania się z kalendarzem i zegarem, ustalania priorytetów oraz wdrażania w życie nowych zasad i nawyków. Ucząc się, najlepiej zastosować metodę małych kroków. Ludzie sukcesu często powołują się na popularne powiedzenie, że „nawet wielkiego słonia można zjeść w całości, ale należy robić to po kawałku”. I pamiętaj – jesteśmy tylko ludźmi. Zamiast przeżywać to, czego nie udało ci się zrobić, pomyśl, że jutro też jest dzień. Nie pozwól obowiązkom się piętrzyć, ale bądź dla siebie wyrozumiały.
Sprawdź również: Mobbing – przemoc w garniturze. Jak sobie z nim radzić?
Dawid Rosenbaum
DziennikarzDawid Rosenbaum. Dziennikarz, autor książki „Zapachy miast”. Zakochany w Nowym Jorku, kuchni azjatyckiej i warszawskiej Saskiej Kępie.
